کد خبر: ۱۶۵۶۰
تاریخ انتشار: ۲۱ ارديبهشت ۱۳۹۹ - ۱۰:۵۹-10 May 2020
برای آن که نوشته‌ای موثر باشد، باید طوری تهیه شود که گویای نظر واقعی نویسنده بوده، دو پهلو و مبهم نباشد و سوء تفاهم ایجاد ننماید.
عصراسلام: فرهنگ اصلاحات اداری شامل موارد زیر است:

آگهی : ابزار ارتباطی است که با یکی از وسایل ارتباط جمعی خبری یا موضوعی به آگاهی مردم می رسد.

آیین نامه : مجموعه مقرراتی که یک مؤسسه عمومی یا خصوص به منظور تنظیم امور مؤسسه خود تهیه و تدوین می کند .

ابلاغ : نوع رساندن و کیفیت ارسال احکام و فرمانها و دستورات و وصول آن از سوی گیرنده است .

اخطار : یادآوری رسمی یک یا چند مطلب در حدود مقررات جاری است .

ارزشیابی : واحدی است در اداره که مسئولیت کنترل ، نظارت و رسیدگی به چگونگی کار وضعیت کارکنان و شکایات رسیده به آن اداره را بر عهده دارد .

ارجاع : عبارت از سپردن نامه به یکی از مرتبطان با نامه است .

استناد : به معنی پشت دادن ، پشت نهادن به سوی چیزی ، توجه و تکیه کردن به موضوعی است و دراصطلاح اداری تکیه بر مدارک و نامه ها و مکاتبات قبلی است .

اعلام : به معنی آگاهانیدن و آگاه کردن و شناساندن است و با فعل های می دارد ، می نماید و می کند ، می شود و می گردد برای آگاهی مخاطب برای انجام کار یا موضوعی به کار می رود .

اقدام مقتضی و اقدام لازم : مجموعه کارهایی که در مورد خاص لازم و قانونی و ضروری در حیطه اختیارات است .

اندیکاتور : واژه فرانسوی است که فرهنگستان فعلی «نامه نما» را به جای آن تصویب و پیشنهاد کرده است و در اصطلاح اداری دفتری است که تاریخ و شماره و خلاصه نامه های وارده و صادره را در آن ثبت  می کنند .

ایفاد : به معنی «به رسولی فرستادن نزد کسی» است . ایفاد در لغت به معنی فرستادن و روانه کردن می باشد .

مدیریت : سومین سطح سازمانی است که انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیت های مطالعاتی ، تحقیقاتی و اجرایی بر عهده دارد .

بخش : مجموعه کوچکتری از اداره است که زیر نظر آن کار می کند و ممکن است خود شامل چند زیر مجموعه دیگر با عنوان دایره باشد .

بخشنامه : حکم یا دستوری است که از سوی مقامات بالای مدیریتی برای آگهی همه یا قسمتی از کارکنان با تعیین نوع و چگونگی آنجام دستوراتی معین تهیه و ارسال می شود .

پی نوشت : دستوری است که رئیس یا مقام اداری در حاشیه نامه می نویسد .

تلفنگرام : واژه فرانسوی است و به معنی مخابره یا اعلام یک خبر است که به منظور تسریع در کار بوسیله تلفن بیان می شود تا گیرنده آن را بنویسد . در حال حاضر دستگاه دورنگار (فاکس) کاربرد تلفنگرام را کمتر کرده است .

تلکس : واژه فرانسوی و نام دستگاهی است که بوسیله آن پیام نوشتاری به صورت مستقیم بین دو مشترک مبادله می شود یا به پیامی گفته می شود که از طریق دستگاه تلکس مخابره می کنند .

تلگراف : واژه فرانسوی و نام دستگاهی است که بوسیله آن پیامی را از راه دور مخابره می کنند .

تلگرام : واژه فرانسوی و به مهفوم مطلب و پیامی است که بوسیله دستگاه تلگراف مخابره می شود .

دورنگار یا فاکس : دورنگار معادلی است که فرهنگستان فعلی برای واژه اروپایی فاکس تصویب و پیشنهاد کرده است . دو معادل دیگر « نمابر » و « دورنویس » هم به جای آن بکار برده می شود . دستگاهی است که تصویر هر گونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می فرستد .

حکم : دستور کتبی مقامات صلاحیت دار در حدود قوانین و مقررات مربوط است که به موجب آن اموری چون دستور انجام کاری یا فسخ آن ، امتیاز ، کیفیت ، انجام مأموریت و انتصاب و غیره به وی محول شود .

حکم کارگزینی : حکمی که از سوی کارگزینی هر اداره یا سازمان صادر شده ، وضعیت اداری و استخدامی و رتبه و ترفیعات و میزان حقوق و مزایای فرد را در غالب فرم هایی به دارنده حکم اعلام کند .

دستور : جملات کوتاهی که معمولا مدیران در پایین نامه به شکل دستور اقدام ، انجام و یا منع کاری می دهند.

سرپرست : مسئول موقت یک سازمان را در وضعیت مشخص نبودن مسئول و رئیس برای آن سازمان سرپرست گویند .

قائم مقام : فردی که در غیاب رئیس یا مسئول سازمان عهده دار تمام یا قسمت هایی از اختیارات او می گردد .

مکاتبات اداری : به مجموعه مبادلات اداری در شکل های مختلف مکاتبات اداری گویند .

هامش : واژه ای است عربی و در لغت به معنای حاشیه و مرز ، در مقابل انضباط متن نامه و کتاب و دراصطلاح اداری مترادف با پی نوشت و حاشیه می باشد.


اصول عمومی و فنی مکاتبات اداری

یک نوشته‌ی خوب و طبق اصول اداری شامل نکات زیر است:

بیان مطلب: متن نوشته، روشن، غیر قابل تفسیر بوده و نیز حاوی یک مفهوم و ایده اصلی باشد.

درست نوشتن: نوشته فاقد اشتباهات املائی و انشائی باشد.

منطقی بودن: ارتباط منطقی مطالب با یکدیگر در نظر گرفته شود.

تقسیم بندی مطلب: مکاتبه باید شامل مقدمه، متن و نتیجه گیری باشد. رعایت پاراگراف بندی، علاوه بر جلب توجه خواننده، به روشنی مطلب کمک می کند.

واقع بینی: مطلب با بی طرفی و بدون غرض ورزی تهیه گردد.

رعایت اختصار: مختصر نویسی، اشتباه را کم می کند ولی نباید به روشنی و درستی نوشته و  جامع و کامل بودن آن، خدشه وارد سازد.

تاکید نکات و موارد مهم : برجسته کردن و در دید قراردادن نکات و موارد مهم نوشته ، با اتخاذ ترتیب و توالی صحیح برای بیان عبارات.

صحیح نوشتن: رعایت علائم و نقطه گذاری در نوشته.

سادگی: استفاده از جملات ، عبارات ساده، کوتاه ، روشن و پرهیز از به کارگیری لغات واصطلاحات غیرمتعارف و غیرآشنا.

طبقه بندی، تجزیه و تحلیل و تنظیم مدارک در مکاتبات اداری

گام نخست در انجام مکاتبات اداری طبقه بندی، تجزیه، تحلیل، تنظیم مدارک و اطلاعات می باشد و شامل  موارد ذیل است .

شناخت و درک موضوع: حدود و اهمیت موضوع نامه کاملا مشخص گردد.

تهیه برنامه و روش کار: قبل از هر چیز برنامه و روش کار تعیین و سوابق و اطلاعات لازم تهیه گردند.

تهیه برنامه زمانبندی: در نظر بگیرید چه مدت زمان برای تهیه نوشته مورد نظر در اختیار دارید و با توجه به آن، برنامه کار زمانبندی شده را تهیه نمائید.

جمع آوری اطلاعات و سوابق: سوابق و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری و ارزیابی کرده ، از آنها یادداشت برداری نمائید.

تنظیم یادداشت ها: یادداشت های تهیه شده را بر اساس موضوع و اهمیت، طبقه بندی و تنظیم نمائید.

تعیین نوع نوشته: با توجه به موضوع، حجم مطالب و محتوی، نوع نوشته مناسب را تعیین نمائید.

هماهنگی: با ملاقات های غیر رسمی و یا تشکیل جلسه کمیسیون ، نظر و پیشنهادهای صاحب نظران، متخصصین و مسئولین ذیربط را دریافت و اطمینان حاصل کنید که تمامی جنبه ها و جوانب موضوع را در نظر گرفته اید.

جمع بندی، نتیجه گیری و تهیه پیشنهادها: مجموع اطلاعات فراهم آمده تجزیه و تحلیل گردد و با توجه به نتایج حاصله، پیشنهادهای لازم و متکی بر حقایق، در قالب امکانات موجود و قابل دستیابی تهیه و  جزئیات آنها تعیین شوند.

تنظیم نوشته و ارائه آن: مطالب حاصله را با توجه به اصول و نکات فنی نگارش، در قالب یکی از انواع مکاتبات تنظیم و به مسئولین ارائه دهید.


علائم و نقطه گذاری‌ها در انجام مکاتبات اداری


گام دوم در انجام مکاتبات اداری رعایت علائم و نقطه گذاری ها می باشد و شامل موارد ذیل است .

علامت ( . ) : در آخر هر جمله به کار برده می شود.

علامت ( : ) : برای توضیح، یاد کردن از گفته دیگران و ذکر اجزاء به کار می رود.

علامت نقل قول (”  ") : عین کلمات و عباراتی که بدون دخل و تصرف از کسی یا جائی نقل می گردد، در بین این علامت قرار می گیرد.

علامت پرانتز (  ) : جمله های معترضه و یا توضیح آنها، در داخل این علامت قرار می گیرد.

علامت ویرگول ( ، ) : برای جداکردن عبارات مختلف یک جمله یا مکث در موقع خواندن می باشد.

علامت خط فاصل ( – ) : برای مکث طولانی و توضیح خلاصه مطلب در جمله بکار می رود.

علامت پرسش ( ؟ ) : برای سوال درباره مطلب یا موضوعی استفاده می شود.


طبقه بندی نوشته ها در انجام مکاتبات اداری

گام سوم در انجام مکاتبات اداری تقسیم بندی نوشته ها می باشد و شامل موارد ذیل است. 

روش عددی:

۱- ………………………………………………… بند یک

۱-۱ ……………………………………………… جزء یک بند یک

۱-۲ ……………………………………………… جزء دو بند یک

۲- ………………………………………………… جزء دو

۳- ………………………………………………… جزء سه

۳-۱ ……………………………………………… جزء یک بند سه

۳-۲ ……………………………………………… جزء دو بند سه

۳-۲-۱ …………………………………………. ردیف یک از جزء دو بند سه

۳-۲-۲ …………………………………………. ردیف دو از جزء دو بند سه

۳-۳ ……………………………………………… جزء سه بند سه


روش عدد و حروف:

۱- ……………………………………………………………………………. بند یک

الف-…………………………………………………………………… جزء یک بند یک

ب-…………………………………………………………………….. جزء دو بند یک

۲- ……………………………………………………………………………. بند دو

۳- ……………………………………………………………………………. بند سه

الف-…………………………………………………………………… جزء یک بند سه

ب-…………………………………………………………………….. جزء دو بند سه

۱) ………………………………………………………………. ردیف یک از جزء دو بند سه

۲) ………………………………………………………………. ردیف دو از جزء دو بند سه

پ-…………………………………………………………………….. جزء سه بند سه

۴- ……………………………………………………………………………. بند چهار




وبلاگ اندیکارتور
نظر شما
نام:
ایمیل:
* نظر:
به روایت مذهبی ها
نظرسنجی
منشاء پدیده داعش را چه می دانید؟
ناشی از تفکر وهابی-تکفیری
محصول توطئه غرب و اسرائیل
آخرین اخبار
پربازدیدترین
خبری-تحلیلی
اخلاق و عرفان
سیره علی بن ابیطالب(ع)
سیره رسول الله(ص)
تاریخ صدر اسلام
تاریخ معاصر
زمین
سلامت و تغذیه
نماز و احکام
کتاب و ادبیات
نظامی
کمپر و ون لایف
شیطان و گناهان
روشنفکری دینی
مرگ
آخرالزمان